Envie de pouvoir démarrer la semaine en sachant à l’avance comment elle va se dérouler ? Fatigué de perdre du temps à se demander quoi faire en premier ? Déçu de se rendre compte à la fin de la semaine qu’on n’a pas fait la chose la plus importante ?
Les difficultés sont multiples quand il s’agit de tout faire « au mieux » avec le temps disponible : c’est parfois difficile décider quoi faire immédiatement, surtout quand les options sont nombreuses et paraissent toutes également pénibles. C’est difficile de se souvenir de ce qui est important pour nous, de ce qui est urgent. C’est difficile de penser à tout, et en particulier de ce qui nous a été demandé par quelqu’un d’autre, ou, au contraire, les demandes extérieures qui arrivent peuvent nous détourner de nos propres objectifs.
Il y a l’idéal de réussir à accomplir sereinement les objectifs que l’on s’est fixés, et de se sentir constamment progresser. Et puis parfois, il y a la réalité où on fait les choses au dernier moment, voire pas du tout, où on a oublié qu’il fallait s’inscrire avant mardi dernier, où on est surpris et sans cadeau à la date de l’anniversaire de sa maman, alors que c’est le même jour tous les ans. Et ne parlons même pas d’atteindre un objectif carrément ambitieux parce qu’on n’imagine même pas où trouver le temps et l’énergie pour y arriver.
Voici un système relativement simple qui peut aider à mieux gérer son temps et résoudre ces problèmes.
En bonus, pour certaines personnes, le fait de décider à l’avance quoi faire aide à réduire la procrastination au quotidien. Cela peut également aider la motivation en restant concentré sur une seule chose à la fois.
Je vais décrire une façon de s’organiser pour réussir à accomplir ses propres objectifs. Cette méthode est inspirée de GTD (Get Things Done), avec une mise en oeuvre simple basée sur des outils gratuits accessibles à tous sur internet.
Les étapes :
- Les habitudes qui sont les fondation de l’organisation
- Etape 1 : Définir les tâches
- Etape 2 : Prioriser et Décider
- Etape 3 : Tout mettre dans son calendrier
- Etape 4 : Suivre son plan au quotidien
En bref, cela consiste à faire en sorte de savoir à tout moment de sa semaine ce qu’on est censé faire maintenant, et à le faire du mieux que l’on peut.
Les habitudes indispensables pour s’organiser
3 habitudes nécessaires pour apprendre à s’organiser :
- noter tout ce qu’on veut faire à un seul endroit (et pas « dans un coin de ma tête »)
- faire de la planification pour préparer son calendrier très régulièrement, par exemple une fois par semaine
- le moment venu, faire ce qui est prévu dans son calendrier 😉
Adopter cette méthode n’est pas sans difficultés ! Certaines personnes auront du mal à prioriser et faire des choix à l’avance. D’autres auront du mal à prendre l’habitude de consulter un calendrier régulièrement. D’autres encore auront du mal à se contraindre d’exécuter les taches prévues.
Un test d’une semaine vous permettra de vous rendre compte à la fois du confort de savoir à l’avance ce que l’on va faire, de la difficulté qu’on peut ressentir à planifier, et à quel point on est plus productif quand on a décidé à l’avance quoi faire.
Etape 1 : le début de la planification
En résumé : on fait un travail préparatoire pour identifier ses tâches, les prioriser et les planifier dans la semaine à venir.
Ce système nécessite de prendre l’habitude de dédier un peu de temps, une à deux heures environ par semaine, pour décider ce qu’on va faire dans la semaine à venir.
Le plus simple est de prévoir la première séance de planification en la notant dans son calendrier personnel, par exemple le samedi matin ou le vendredi matin. Si on créé immédiatement cette réunion avec soi-même comme un événement récurrent hebdomadaire, on a déjà fait une partie du travail pour le transformer en habitude.
A mon avis c’est mieux de prévoir cette séance à la fin de la semaine pour planifier la semaine suivante, en se laissant suffisamment de recul par rapport à la période que l’on organise. En général en début de weekend on va être plus détendu que le dimanche soir. Démarrer la semaine avec les idées claires sur ce qu’il y a à faire est tellement agréable !
On veut pouvoir rassembler les tâches que l’on veut accomplir en un seul endroit. Le support peut être un board Trello, Notes, des post-its en papier, ou tout autre outil qui permet de manipuler les tâches pour les déplacer dans différentes catégories.
Toutes les tâches à faire vont être réparties en plusieurs listes :
- Backlog : tout ce qu’on imagine vouloir faire dans le futur
- To do this week : les tâches qu’on veut faire la semaine qui vient
- Doing : la ou les tâches sur lesquelles on a commencé à avancer
- Blocked : pour des tâches qui sont bloquées par quelque-chose hors de notre contrôle : soit on attend l’action d’une autre personne, ou il y a une difficulté qui nous empêche d’avancer
- Done : les tâches terminées de cette semaine
- Won’t do : les tâches qu’on ne va finalement pas faire, soit parce que quelqu’un d’autre s’en charge, soit parce que ce n’est finalement pas nécessaire ou souhaitable
La première séance sera donc passée à identifier ce que l’on veut faire et à créer les tâches sous forme de tickets individuels. Les semaines suivantes, les tâches seront en grande partie déjà identifiées au moment de la planification.
Quelles sont mes tâches ?
Au lieu d’essayer de se souvenir de tout ce qu’on veut faire, ce système propose donc de noter chaque nouvelle tâche qui arrive, par exemple sur un ticket Trello ou sur un post-it. Le but est de mettre ces idées sur un support qui ne nous demande pas d’effort de mémorisation, et qui peut être facilement manipulé ensuite pour le déplacer. On veut aussi rassembler à un seul endroit toutes ces informations, pour pouvoir les planifier dans le temps en les prenant bien toutes en compte.
Le fait de transférer toutes ces informations que l’on gardait « en tête » sur un support extérieur fiable peut être très calmant pour ceux qui ont peur d’oublier. Lors de la première séance de planification, on va commencer par créer les premières tâches auxquelles on pense. Par défaut on les ajoute à la liste « Backlog ». Par la suite, on notera les tâches au fur et à mesure qu’on les découvre au quotidien.
Les tâches immédiates, simples
On peut commencer par noter les choses les plus importantes et les plus inhabituelles pour être sûr de les inclure.
Selon les cas, on peut vouloir être exhaustif et lister absolument tout ce qu’on veut faire, ou se lasser très vite de l’exercice ! Attention à ne pas s’épuiser à ce stade. Inutile de lister des tâches que l’on fait déjà habituellement et sans y penser, ou qui sont déjà dans notre calendrier.
Les grands objectifs
En parallèle des tâches ordinaires, on peut avoir de grands objectifs que l’on veut accomplir.
Pour les objectifs qui nous paraissent dépasser un effort d’un ou deux jours, il est indispensable de les décomposer en étapes le plus simple possible. On peut imaginer un système de nommage ou de code couleur si on veut conserver l’information du lien de parenté entre l’objectif et la tâche, ce qui est utile parfois pour clarifier pourquoi on fait quelque chose.
Par exemple, quand je prévois de participer à une course d’obstacles à une certaine date, cela peut se décomposer en :
– acheter mon entrée à la course
– voir mon médecin pour obtenir un certificat d’aptitude physique
– vérifier si mes chaussures de trail sont en état pour faire la course ou si les semelles sont prêtes à se détacher
– découvrir le tracé et les obstacles pour savoir comment me préparer
– faire des séances d’entrainements spécifiques seule ou avec des amis
– récupérer mon dossard avant la course
– faire la course le jour J !
Chacune de ces tâches est relativement simple, mais le succès de ma course dépend de la complétion de toutes.
Évènements déjà dans le calendrier
S’il y a des évènements prévus pour les semaines à venir qui nécessitent de faire quelque-chose pour les préparer, ces choses constituent des tâches à faire indépendantes. Il peut s’agir de réunir des fournitures, prendre rendez-vous avec quelqu’un, apprendre à faire quelque-chose, s’entraîner…
Nouvelles tâches au quotidien
Ces tâches sont à ajouter dans la liste « Backlog » dés qu’on y pense ou dès qu’on nous le demande.
Dates échéances
Si la tâche a une date avant laquelle elle doit être faite, c’est utile de le noter dessus (ce que permet Trello avec le champ « Due date »), ainsi que la date à laquelle on créé la tâche (ce que Trello fait automatiquement), ce qu’on verra dans les étapes suivantes.
Etape 2 : Prendre des décisions sur quoi faire la semaine prochaine !
Maintenant qu’on a réuni les tâches dans un seul endroit, on peut utiliser ce tableau pour décider quoi faire. Cette partie peut être difficile au début quand on n’a pas l’habitude de prendre des décisions rapidement. On veut décider sur quoi travailler la semaine prochaine en tenant compte du temps disponible, de l’importance relative de chaque tâche, et des échéances.
Done !
Tout d’abord, si vous avez déjà accompli la programme de planification pendant la semaine passée (Bravo ! 👏 ), c’est le moment de regarder la liste « Done » !
Pour les tâches arrivées dans la liste « Done », on peut les retirer du tableau (en se félicitant de les avoir accomplies !). Avec Trello, on peut faire un clic sur les 3 petits points à côté du nom de la liste pour lui demander de « Archive all cards in this list ». Les cartes ne sont plus visibles sur le board, mais on peut les retrouver si nécessaire via le menu du Board.
Doing
Si parmi les tâches, il y en a qui sont déjà en cours, c’est intéressant qu’elles soient placées dans la liste « Doing » pour en tenir compte.
To do this week
Pour choisir quoi ajouter à la semaine, on passe en revue les tâches dans la liste « Backlog », et on décide si on veut travailler dessus cette semaine. Les tâches sur lesquelles on veut travailler seront placées dans la liste « To do this week ».
Blocked
Examiner les éléments de la liste « Blocked » pour voir si certains sont maintenant débloqués et peuvent passer dans une autre liste.
Quelles tâches du Backlog prioriser ?
Pour décider sur quelles tâches travailler en priorité, on prend en compte leur importance et leur urgence pour nous. Les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes (on se réfère à leur date d’échéance s’il y en a une) ont la priorité absolue, et devraient être placées dans la liste « To do this week ».
Ensuite, les tâches importantes pour nous ont la priorité.
Enfin, les tâches urgentes mais pas importantes peuvent éventuellement aller dans la liste des « Won’t do » si elles ne sont finalement pas utiles pour nous. Pour les tâches placées dans la liste « Won’t do », je trouve intéressant de leur ajouter une petite note pour préciser pourquoi pour s’en souvenir plus tard.
Des tâches coincées dans « To do this week » ?
Si vous avez déjà accompli la programme de planification pendant la semaine passée et qu’il y a des tâches restant dans la colonne « To do this week », il peut être intéressant de se demander pourquoi.
Si la tâche était trop complexe ou difficile, c’est le moment de la décomposer en plus petites tâches-morceaux.
Si une tâche peut être délégéer à quelqu’un d’autre qui serait capable et prêt à le faire, on peut changer son titre pour le préfixer par « Déléguer : » en notant dessus à qui on veut le déléguer, et la placer dans la la liste « To do this week ». Une fois qu’on aura pu effectivement transférer la tâche à cette personne on la placera dans la colonne « Blocked » ou « Won’t do ». Garder la tâche sur le board est utile dans les cas où on est intéressé par la finalisation de la tache ; on peut ainsi continuer à la suivre jusqu’à la placer dans la liste des éléments « Done ». On évite ainsi d’oublier complètement d’aller récupérer sa veste au pressing si quelqu’un d’autre l’a déposée à notre place, par exemple. Ou si c’est votre collègue qui fait les tests de charges de votre application, il sera utile de récupérer les résultats pour identifier s’il y a des optimisations à faire par la suite.
Si une tâche de la liste « To do this week » n’est finalement pas si indispensable maintenant, on peut soit la remettre dans le « Backlog », soit la mettre dans la liste « Won’t do » avec une note explicative.
Etape 3 : Elaborer le calendrier de la semaine
A ce stade, on va utiliser les tâches candidates pour la semaine à venir de la liste « To do this week », et s’il y en a, les tâches de la liste « Doing ». Le but à la fin de cette étape est d’avoir un calendrier détaillé pour la semaine prochaine, de sorte que pendant la semaine à venir, on puisse utiliser ce calendrier à tout moment pour savoir quoi faire.
On peut ainsi rester dans un état d’esprit d’exécution, plus productif et serein, plutôt que de devoir être en mode évaluation et choix qui peut nous faire perdre du temps et réduire notre motivation. A mon avis, mieux vaut faire ces choix d’emploi du temps une seule fois alors qu’on a tous les éléments à plat. Dans certains cas, le fait de décider à l’avance de ce que l’on va faire aide également à faire des choses a priori difficiles ou qu’on ne ferait pas spontanément.
Avant de commencer à choisir quand ajouter nos tâches, il faut veiller à placer dans son calendrier les évènements auxquels on va participer et qui ne dépendent pas que de nous. De même, si on a des activités de loisirs régulières que l’on veut prévoir dans cette période, autant les placer tout de suite pour éviter de les négliger. Voire, si ce n’est pas déjà le cas, les transformer en événement récurrent dans le calendrier pour qu’elles apparaissent automatiquement. Si certains évènements nécessitent un temps de déplacement non négligeable, autant le matérialiser également dans le calendrier pour s’éviter le stress d’être en retard.
Certaines personnes aiment également délimiter leurs heures de repas, par exemple si vous avez des heures de repas variables que vous pourriez oublier.
Après cette préparation, cette prochaine étape va consister à assigner des créneaux précis dans le calendrier de la semaine à nos tâches de les listes « Doing » et « To do this week ».
Au début au moins, il est très difficile d’estimer le temps nécessaire pour faire certaines choses, et mieux vaut se laisser des marges. Une fois qu’on a l’habitude, on peut essayer de se défier à finir plus vite certaines tâches bien connues pour augmenter notre productivité.
Nos estimations de temps seront souvent incorrectes, et c’est bien normal. En veillant à placer en début de semaine et de journée les taches les plus prioritaires, on peut minimiser le risque de ne pas les accomplir. Inutile de se programmer une montagne de tâches qu’on ne sera pas capable de finir. Pour notre impression de bien être et d’accomplissement, on veut se donner les moyens de finir tout ce qu’on s’est prévu dans la semaine.
Prévoir des temps de pause entre les tâches, et éventuellement regrouper des taches courtes et similaires entre elles. De même si on doit se déplacer pour certaines tâches, on peut les optimiser en groupant ensemble celles qui se passent au même endroit ou dans des lieux proches.
Les taches récurrentes
On peut s’économiser de la planification pour les tâches récurrentes, qu’il suffit de configurer comme telles dans son calendrier pour les voir apparaître automatiquement.
Etape 4 :Utiliser son calendrier au quotidien (ou plutôt: obéir à son calendrier au quotidien 😵💫)
Le calendrier est notre outil indispensable tout au long de la semaine pour réaliser notre plan tel qu’on l’a planifié. On le consulte en démarrant sa journée, et il nous permet de voir ce qui est prévu dans la journée.
Résultat: dés que je démarre ma journée, je sais sur quoi je suis censée travailler, avec la confiance que c’est la meilleure utilisation de mon temps.
Je passe le ticket de la tâche sur laquelle je travaille de la colonne « To do this week » à la colonne « Doing ».
Quand une tâche est finie : je déplace son ticket dans la colonne « Done », avec si possible un grand sentiment de satisfaction !
Si une tâche déborde 😱
Quand on arrive à la fin de la période allouée sur le calendrier à une tâche et qu’elle n’est pas finie, il est intéressant de (ne pas s’affoler et de) se poser la question de pourquoi on n’a pas fini dans le temps prévu.
On peut avoir été interrompu par autre-chose entre-temps. Si ça arrive fréquemment, c’est une bonne raison pour prévoir des marges de temps vide dans son calendrier. Si c’est possible, on peut aussi tenter de contrôler ces interruptions en évitant de répondre tout de suite à une sollicitation si elle n’est pas réellement urgente.
On peut aussi avoir tout simplement sous-estimé la durée nécessaire lors de l’estimation. Et maintenant qu’on a passé un peu de temps sur le sujet, on sait mieux définir ce qu’il reste à faire.
Si on s’est rendu compte que c’est une tâche plus complexe qu’anticipé, il peut être utile de la redécouper en plus petite parties.
Selon les cas, on pourra alors :
– réarranger le reste de sa journée pour pouvoir continuer et finir cette tâche, ou au moins finir ce qu’on était en train de faire pour profiter d’être dans le bon contexte mental
– réarranger un des jours suivant de la semaine pour y inclure le reste-à-faire de cette tâche
– si cette tâche n’est pas si importante par rapport aux autres qui sont prévues, on la laisse dans la liste « Doing » pour re-travailler dessus si on en a l’occasion cette semaine, et sinon on la prendra en compte lors de la prochaine planification hebdo.
Pendant la semaine, quand on entend parler d’événements qui nous concernent, on les place dans le calendrier. Si le créneau horaires était déjà assigné à autre chose, il peut être nécessaire de réajuster le planning pour ce jour-là.
Limiter le WIP (Work In Progress)
Si en avançant dans la semaine on se rend compte qu’on a plus que 2 ou 3 tâches qui sont passées dans la colonne « Doing » en même temps et qui y sont restées, c’est peut-être un signe qu’on a tendance à ne pas finir ce que l’on démarre et il faut s’en méfier ! Plus on fait de choses en même temps et moins ça avance.
Il est utile de décider a priori du nombre maximum de WIP, c’est à dire le nombre de tâches en état « Doing », à tout moment. Finir les tâches démarrées avant d’en commencer une autre permet de ne pas oublier les éléments pertinents du contexte, et donne la satisfaction d’avancer visiblement sur son travail.
Là encore, ça peut être un signe qu’on a sous-estimé l’ampleur de ces tâches, ou sur-estimé notre temps disponible, et il faut tenir compte de l’un comme l’autre.
Pour que la planification marche bien, il faut minimiser la frustration de ne pas voir le travail avancer. Dit autrement, il faut s’aider à faire en sorte de finir les tâches qu’on s’est prévues pour bénéficier de la réaction dopaminergique de satisfaction qui vient avec un accomplissement. Renforcer cette réaction de satisfaction est le but (à peine caché) de matérialiser la complétion d’une tâche en déplaçant son ticket dans la colonne « Done » et en célébrant ce moment. Plus on a des émotions positives en réalisant nos tâches, plus on renforce la motivation, l’habitude et la discipline à maîtriser son temps de cette façon.
Jouer sur les tableaux de la compétitivité et de la motivation
Une fois qu’on est habitué à une tâche qu’on a déjà faite et qu’on maîtrise bien, on peut se défier à la faire plus vite que la dernière fois. Attention évidemment à ne pas tout sacrifier à la vitesse d’exécution, au risque de bâcler ou de prendre des risques inutiles dans la précipitation.
En conclusion
Comme tout système de productivité, le plus important n’est pas le système lui-même, mais ses résultats. Sans abandonner les principes de base qui sont :
- de noter toutes nos tâches à un seul endroit,
- passer un peu de temps à les prioriser et à décider quelles tâches faire dans quel ordre ou quand, et
- d’éxécuter le plan qu’on s’est fixé aussi bien que possible
on peut évidemment beaucoup adapter ce système à ses besoins pour le rendre plus ou moins contraignant, plus ou moins précis.
Pour moi, cela m’aide beaucoup à rester concentrée sur les tâches les plus importantes pour moi, et accomplir plus facilement mes objectifs.
J’espère que cela pourra vous aider aussi !
